SharePoint for fil lagring og deling- lett eller frustrerende?

Publisert: august 22, 2019

Skrevet av Hussain Al-Mousawi

Siden 2001 SharePoint har vært en hatet og elsket samhandlings løsning i markedet. Kanskje du også har en lignende erfaring med SharePoint? Da er du, i så fall, ikke alene. Det var mange som var nysgjerrig om hvordan SharePoint optimaliserer arbeidseffektiviteten. Jeg har jobbet med denne løsningen siden versjon 2003 og har mye kjennskap til frustrasjonen flere har hatt til tjenesten.

I 2019 SharePoint fyller 18 år!

SharePoint kom til markedet som en fil delings og lagringsløsning hvor ble satt nye premisser og forutsetninger til hvordan vi behandler og jobber med våre filer. Gjennom årene har den utviklet seg stadig og har fått mer funksjonalitet. Den ble i større grad, en løsning for behandling av data, informasjonsdeling og kommunikasjon i mange former og formater for bedre arbeidsflyt. Det har blitt en betydelig mer komplett løsning som i mye større grad støtter opp under kundenes behov for samhandling.

I dag SharePoint kan tilby veldig mye. Men hvorfor var en del brukere misfornøyde med tjenesten?

La oss se på utfordringene igjennom SharePoints utvikling.

SharePoint er løsningen på dine utfordringer

«SharePoint kan fikse dine utfordringer. Skulle ikke funksjonaliteten du ønsker finnes i tjenesten fra før, er det alltid mulig å utvikle utvidelser og moduler». Mange bedrifter har solgt SharePoint som en all-in-one / one-stop-shop portal. Selgerne hadde sagt dette til kundene sine.

Dette høres jo helt fantastisk ut, og naturlig nok, gikk mange til anskaffelse av SharePoint. Det var, dessverre, minst to store problemer med dette:

  1. De ante ikke om begrensningene og forventet mer enn tjenesten kunne tilby

  2. De hadde blandende forventninger for den faktiske formålet med tjenesten og hva tjenesten var egnet til å brukes til

Forventningene til SharePoint ble derfor alt for høye, løsningen kunne ikke innfri og kundene ble ikke fornøyde.

Dette ble rett og slett, litt for mye av det gode. Prosesser var vanskelig å vedlikeholde og brukerne opplevde dårlig kvalitet i tjenesten.

Gjennom årene Microsoft har blitt bedre på funksjonalitet og kjøpt en del tjenester som ble en del av SharePoint. Hvis du skulle være kjent med SharePoint på et mer teknisk nivå, så referer jeg her til funksjonalitet som; Search Fast, Access Services, Business Data Connectivity Service, PerformancePoint Service, Secure Store Service, User Profile Service, Metadata Service, Word Automation Services og mye mer.

En hodepine for utviklerne

Det har også vært veldig utfordrende for utviklerne å forholde seg til SharePoint. Microsoft har introdusert nye måter til utvikling av SharePoint derfor utviklerne måtte tilpasse seg fortløpende. Det er ingen tvil om at dette har skapt utfordringer for utviklere. Utviklerne hadde stadig behov for oppdatering av kompetanse. Samt de måtte kunne se hva som er mulighets-rommet i de nye måtene å lage funksjonalitet på. Det skapte vanskeligheter å sette riktige forventnings-nivå hos kunden, og beregne tid for å nå kundens behov.

Og hva med brukerne?

Brukerne var vant til å bruke data-disken og fil servere. Det hadde de gjort i alle år. Men så, kom plutselig SharePoint, og man skulle snu om på hvordan man behandlet dokumentene sine. Brukerne skulle lære seg å tagge, bruke mindre mapper, forholde seg til områder, biblioteker, visninger, filtrering av innhold og masse annet. Naturligvis nok, ble dette ikke populært.

Ofte SharePoint løsningen ble oppfattet som forvirrende og filbehandling kunne ta lengre tid. Dette var selvfølgelig ikke tilfellet, når brukerne fikk ingen profesjonell opplæring. Samtidig man tenkte ikke over at det å endre måten man jobber på krever tid og forståelse. Dessverre vil ikke løsningen ha verdi uten at brukerne benytter aktivt løsningen for deling, lagring og behandling av filer.

Er SharePoint en verdig tjeneste å ta i bruk?

Det er klart det er! Selv om anklagene mot SharePoint er både reelle og alvorlige, må vi også innse at det ikke er tjenesten som har skylden. Det har vært svikt i både tilnærming og bruk av tjenesten som har ført til dette, ikke bare tjenesten i seg selv. Så tjenesten har det som trengs for å oppnå god samhandling, vi må bare bruke riktig tilnærming og ha riktig forventningsnivå til den.

Her er 5 suksessfaktorer, jeg mener må være til stede:

1. Velg profesjonell veiledning gjennom prosessen
2. Forstå begrensninger for å få maksimalt ut av SharePoint
3. Aksepter at SharePoint løser ikke alle utfordringer
4. Involver sluttbrukerne så tidlig som mulig
5. Planlegg forventningene og bli enig om hvordan plattformen skal brukes til å øke effektiv samhandling

SharePoint i tiden fremover

Det er ingen tvil om at SharePoint har forbedret seg gjennom årene, samtidig som vi har lært den godt å kjenne. SharePoint har blitt en moderne og stabil tjeneste som vi kan stole på. Nyeste versjonen av SharePoint (SharePoint 2019 Server) er tilgjengelig for testing (Preview). Denne tjenesten har momentum nå og den er i stor utvikling. SharePoint tjenesten har blitt en viktig del i samhandling mellom de fleste av Office 365 tjenester og kommer til å bli viktigere i årene som kommer. Vi i Infoworker bruker SharePoint i samhandling med Office 365 og vi fortsetter reisen. Det er nå moroa starter! Tjenestene blir bedre hvert år!

Har du noen spørsmål om SharePoint generelt?

Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende prat!