Skrevet av Anette Kilebu, Konsulent
Mytene som lar oss lure
Det er mange som mener at Microsoft Teams er et fantastisk verktøy å jobbe med. Det blir ofte nevnt at tjenesten bidrar til at vi samarbeider mer effektivt noe som gir et positivt bidrag i hverdagen. Virksomheter kommuniserer viktigheten av at de når sine mål mest mulig effektivt uavhengig av verktøy. Noen mener også at det ikke er behov for innovative løsninger så lenge det eksisterende verktøyet fungerer og dekker virksomhetens behov. Så hva er så spesielt med Teams? For å få frem litt tydeligere hva som er unikt med teams ønsker vi å ta utgangspunkt i noen påstander vi har hørt. Her er noen eksempler og sannheten bak de:
Myte 1: Jeg hater SharePoint men Teams er noe helt annet
Vi har møtt en del mennesker som kommer med følgende påstand: «Ja, altså vi bruker ikke SharePoint, vi bruker Teams vi». Det er helt greit å velge Teams i stedet SharePoint, men sannheten er at hvis man bruker Microsoft Teams, så bruker man faktisk SharePoint (nærmere bestemt: SharePoint Teams site). Det betyr at bak hver gruppe i Microsoft Teams, står et godt og stødig SharePoint dokument lagringsområde. Teams er faktisk et bedre, enklere og mer brukervennlig løsning med en moderne design utviklet av SharePoint Groups. I praksis kan man bruke begge alternativer som samhandlingsverktøy, det er bare smak og behag.
Myte 2: Teams er kun for prosjekter
På engelsk «Teams» betyr «grupper» som assosierer seg med prosjektarbeid eller jobb i grupper. Det kan opprettes grupper innenfor ulike fagområder, prosjekter, interne arbeidsgrupper eller individuell internkommunikasjon. Det er derfor viktig at dere tar dere tid til å tilpasse Teams til behovene i deres virksomhet. Opprett grupper i Microsoft Teams, inviter eller gi tilgang til de du vil samarbeide med og sett i gang en produktiv samhandling for å nå deres felles mål på en mer effektiv måte.
Myte 3: Vi burde gi brukerne full frihet – POWER TO THE PEOPLE!
Som sagt så er det mange av våre kunder som er «Team-Teams», en holdning vi holder med dem i. Mange har en ganske avslappende holdning til dette med å innføre Teams. Teams er ukomplisert og brukervennlig plattform som gjør at hver bruker kan opprette grupper og jobbe i samme dokumenter samtidig, derfor er det lett å miste kontrollen over arbeidsoppgavene eller prosjektene. Full frihet til alle brukerne skaper ofte kaos. Det er viktig å opprettholde kontroll og god oversikt over medarbeidernes mål og fremdrift. Så hvilken holdning burde man ha til innføring av Teams?
Det er lurt å ta et steg tilbake og opprettholde et strukturert samarbeid og ha noe kontroll. Selv om Microsoft Teams er et flott verktøy for samhandling må man prioritere tid til brukeropplæring og strukturert samarbeid. Det hjelper unngå kaotisk samarbeid som kan ødelegge dynamisk arbeidsflyt hvor brukerne får en mindre god opplevelse med Microsoft Teams. Så vårt råd er: Gi gjerne en del frihet, men ikke full frihet!
Hva er Teams og hvilket formål har tjenesten?
Effektive Microsoft Teams samhandlingsløsninger gir brukerne mulighet til å dele filer og jobbe i dokumentene samtidig. Det gjør at arbeidsdagen blir mer fleksibel, noe som kan føre til at vi samarbeider mer produktivt. Teams er tilpasset vår hektiske hverdag med eksterne møter, forskjellige timeplaner, intern kommunikasjon og fjernstyrt arbeid. Det må også nevnes at Teams er en plattform med innebygd sikkerhet og støtte av viktige bransjestandarder hvor alle data er sikret og samlet på ett sted. Det gjør det enklere å bruke et flott og moderne verktøy for å samarbeide uavhengig av lokasjon. Teams gir et oversiktlig og enkelt grensesnitt med tilgang til telefoni, chat, videomøter og deling av dokumenter internt og eksternt. Det er også mulighet til å laste Teams applikasjonen og bli oppdatert kontinuerlig mens man er på farten. Formålet med Teams er bedre, enklere og mer effektiv samhandling i intern kommunikasjon og prosjektstyring.
Passer Microsoft Teams for alle?
Selv om Teams er et kjent produkt på markedet og flere har hørt eller lest om det, så er vi nysgjerrig på hvorvidt Microsoft Teams passer for oss? Mitt selskap bruker en annen samhandlingsløsning i dag, hva er annerledes med denne løsningen?
Teams har en flott tilpasningsevne som dekker virksomhetens behov for samhandling og prosjektstyring uavhengig bransje. Det er mulig å migrere alle relevante data fra forrige samhandlingsplattform til Microsoft Teams uten komplikasjoner. Med bakgrunn i dette mener vi at Microsoft Teams er en løsning som vil passe de fleste bedrifter og bransjer.
I myter om Microsoft Teams har vi delt våre egne erfaringer og håper at det var nyttig for deg.
Hvis du har flere spørsmål om Microsoft Teams, ta kontakt med oss her:
For mer informasjon om Microsoft Teams kan du gå til www.microsoft.com